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  • 研修・就職

2022/04/19

【例文あり】研修施設への正しいメールの書き方5箇条

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メール返信が必要なシチュエーションとは?



臨床研修先選びを進めていくうえで避けて通れないのが、臨床研修施設とのメールのやりとり。

見学や面接の日程調整・直前の日程変更、選考結果の連絡に対する返信や内定への承諾・保留の返信など、様々なシーンでメールが必要になります。

送るタイミングや言い回し一つ取っても、「採用担当者にどう思われるだろうか」と、不安に感じる人も多いのではないでしょうか?

そこで、研修先選びとメール連絡で押さえておくべき「基本マナー」や、「返信例文」「注意点」などをまとめました。

本記事を参考に少しでも研修先探しをスムーズに進めましょう!


※間違いメール文章の例や正し方は、別記事(「【文例集プレゼント中】やってはいけない!歯学部あるある間違いメールの正し方」)にて、紹介しています。


 

メールの基本マナー5選



採用担当者と初めての接点とも言えるメールのやりとりは、あなた自身の印象を左右するものでもあります。

では、実際どのようなことに気を付けて連絡すればいいのでしょうか?

まずは、メールの基本マナーから確認していきましょう。



 

①【理想は24時間以内】メールの返事はできるだけ早く



早い返信にマイナスな印象を持つ人はいません。

もし、日程調整などが必要ですぐに返信出来ない場合や返答に悩む場合は、「ご連絡ありがとうございます。●日までにはご返信します」といった、「期日を含んだ返信」をしておきましょう。



 

②件名は「用件・(立場)名前・Re残し」



メールを受信して、最初に目に留まるのが件名。
「用件・名前」が書かれていると、「何のための連絡」、「誰から」という点が把握しやすく好印象でしょう。

例)見学日のお伺い/●●大学 田中

例)面接希望/●●大学 田中 

件名に「はじめてメールします」や「お返事ありがとうございます」など、あいさつやお礼を入れる方もいますが、用件が分かりづらくなるので件名には入れない方が良いでしょう。



Q.先方からのメールに返信する際の「Re」は?

A.「Reを付けたまま」が正解。
・何の用件への返信か、一目で分かるため
・件名を変えてしまうと過去の履歴を遡りづらくなるため



 

③本文は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」



メール本文の基本的な構成は、「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」です。

(1)宛先
「医療社団法人」などの法人格は略さず企業の正式名称で記載し、部署名・担当者の氏名を続けます。
部署名や担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」とします。


(2)あいさつ
書き出しは「お世話になっております」が基本ですが、初回のみ「お世話になります」とします。
その後、自身の立場と名前を名乗りましょう。

例)D-REISを見て連絡いたしました●●大学の●●(氏名)です。

例)臨床研修採用に応募しております●●(氏名)です。

例)●日に面接して頂きました●●(氏名)です。


(3)内容
改行や段落分けをうまく利用し、分かりやすく・謙虚な言い回しを心掛けましょう。

(4)締め
「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」など、相手が忙しい中メールを読んでくれたことへの感謝が伝わる言葉と共に締めると良いでしょう。

(5)署名
名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。
本文との区切りを分かりやすくするために、「-」「=」などの記号を使い、シンプルな線を入れると良いでしょう。



 

④返信は本文も残しておく



返信メールを作成する際、受信したメールの文面が引用されます。

その引用された内容は消さず、そのままの状態で返信しましょう。

これまでのやりとりの内容をお互いに一目で確認するのに役立ちます。



 

⑤シチュエーション別メール例文/他大学の病院見学


【件名】研修施設見学希望のお伺い/●●大学6年 ●●(氏名)

医療社団法人◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になります。
突然のメール失礼致します。
●●年度の臨床研修施設先を探しております、
●●大学6年(苗字 名前)と申します。

この度、是非●●様へ見学させていただけないかと思い、連絡致しました。

本年は見学を行っていますでしょうか?
また、見学可能であれば、
どのように申し込みをしたら良いか、ご教授頂けましたら幸いです。

・(何故、他大学の研修に関心を持ったか)

・(母校の研修と比較した場合の魅力、期待すること)
・(他大学研修で特に見学したいこと)
・(他大学研修で特に知りたいこと)
               と思っています。

お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

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氏名
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
電話:000-0000-0000
メールアドレス:0000000@×××××.ne.jp
・・・・・・・・・・・・・・・・・



 

病院見学メールのポイント!

見学に対応する側は、業務と並行して人と時間を割いているので、目的の曖昧な見学は歓迎しません。

また、熱意のない見学者も、その段階で見抜きます。

強くアピールする必要はありませんが、自分の意志や熱意を等身大に伝える場面であることを頭に入れておきましょう!



また、間違ったメール文章の正し方は、こちらの記事(「【文例集プレゼント中】やってはいけない!歯学部あるある間違いメールの正し方)で紹介していますので、ぜひご覧ください。



 

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