【例文あり】歯科研修施設への日程変更や見学お礼メールの送り方

皆さんは、面接や見学の予定があったものの、急な予定が入ってしまい、どうしても日程を変更しなければならない・・・という事態になったことはありますでしょうか？

その際、先方に送るメールの文章が的確でなければ、あなたの印象を下げてしまうことになりかねません。
また、今までそのような事態に遭遇したことがないという方でも、今後似たような状況になる可能性もあります。

そんな時に役立つ予定変更メールのポイントや例文を紹介します。ブックマークやスクリーンショット等で保存しておき、あとで簡単に見返せるようにしておくこともおすすめです。

場面に合わせたメール

下記の3つの場面に合わせたメールのポイントと例文を紹介していきます。

場面①　(面接や見学の)予定変更のお願いメール
場面②　(面接や見学の)予定変更後のお礼メール
場面③　(面接や見学後の)お礼・感謝メール

まずは、それぞれのポイントです。

場面①　(面接や見学の)予定変更のお願いメールのポイント
・日程調整のお願いは「速やか」に送る
・日程調整は候補日を「複数」挙げる
・日程変更の理由は「慎重」に
・「感謝の気持ち」のメールを送る

場面②　(面接や見学の)予定変更後のお礼メールのポイント
・感謝の気持ちは、メールの「冒頭と末尾」に
・「より良い打合せの場になる」旨を記載

場面③　(面接や見学後の)お礼・感謝メールのポイント
・感謝は「早め」に伝える

以下にそれぞれのポイントについて解説していきます！

場面①　(面接や見学の)予定変更のお願いメール

【ポイントの解説】
・日程調整のお願いは「速やか」に送る
こちらからアポイントのお願いをして確定した日程のため、こちらから日程変更のお願いをすることは気が重いと思います。ただしそれが理由でズルズルと時間が過ぎてしまうと、先方の他の予定まで狂わせることになってしまいます。
日程変更が必要になった際は、速やかに先方宛に日程変更のお願いをしましょう。

・日程調整は候補日を「複数」挙げる
日程変更の理由を伝えてお詫びし、次の日程をいくつか提案することで、先方に選択権を与えましょう。
そうすることにより、「急な変更だけど、こちらの都合に合わせてくれるから助かる」と思っていただけます。

これで、次回の打ち合わせ時に「先日は急に変更して申し訳ありませんでした。」と頭を下げることで、気まずくならずにスムーズに打ち合わせに入ることが出来ます。

・日程変更の理由は「慎重」に
せっかくアポイントをとり、打ち合わせの日程をスケジュールに入れたのに変更をお願いする場合は、相手が納得できるそれなりの理由が必要です。

思いつくままに「重要な予定が入ってしまい・・・」などと書いてはいけません。

もしも、優先すべき会議や用事が入った場合でも、そのまま書いてしまうと「うちとの打ち合わせは重要ではなく、日程変更しても問題ない程度なのか！」と相手にとって気持ちが良いことではないため注意が必要です。

相手の気持ちになって日程変更の理由も納得いく内容になれば、最後に改めて丁寧にお詫びの一文とともにメールすることを心掛けましょう。

・「感謝の気持ち」のメールを送る
日程を変更してもらえたら、感謝の気持ちを添えてお礼メールを送りましょう。

交通事情など、仕方のない理由で日程調整してもらったとしても、相手に迷惑をかけたことに変わりはありません。
相手との信頼関係を構築するためにも、必ずお礼メールは送りましょう。


【以下例文】
―――
〇〇〇〇(大学/大学病院/病院)
採用担当
◇◇◇◇様

いつも大変お世話になっております。
●●年度の歯科医師臨床研修施設先を探しております、
●●大学６年(苗字　名前)と申します。

次回のお打合せの日程変更をお願したくご連絡致しました。
次回、〇月〇日(〇曜日)の〇時からお打ち合わせの予定でしたが、
急な〇〇(用事)が入ってしまい、お伺いすることが困難になってしまいました。
お忙しい中ご調整をいただいていた中で
こちらの都合で勝手を申し上げ恐れ入りますが、
以下の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか？

〇月〇日(〇曜日)〇時～
〇月〇日(〇曜日)〇時～
〇月〇日(〇曜日)〇時～

挙げました候補日が難しい時には、
〇〇様のご都合のよろしい日をお知らせくださいませ。

急なお願いとなり大変恐縮ではございますが、
何卒宜しくお願い申し上げます。

・・・・・・・・・・・・・・・・・
氏名
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
電話：000-0000-0000
メールアドレス：0000000@×××××.ne.jp
・・・・・・・・・・・・・・・・・

場面②　(面接や見学の)予定変更後のお礼メール

【ポイントの解説】
・感謝の気持ちは、メールの「冒頭と末尾」に
相手の配慮に対する感謝の気持ちは、メールの冒頭に書き添えましょう。

まずはお詫びと御礼の言葉を述べてから、確認の意味も込めて、変更後の日程を明記します。
末尾では改めて感謝とお詫びの言葉を書き記して、丁寧な文面にまとめることが大切です。

・「より良い打合せの場になる」旨を記載
打ち合わせの日程を後ろにずらしてもらったときは、相手に迷惑をかけてしまったことを率直にお詫びし、次の約束日がより良い打ち合わせ(見学・面接)の場になることを述べて締めくくると好印象です。

「万全な状態で」「より一層身を引き締めて」などと、迷惑をかけてしまった分、仕事でお返しすることを誓う一文を添えましょう。


【以下例文】
―――
〇〇〇〇(大学/大学病院/病院)
採用担当
◇◇◇◇様

いつも大変お世話になっております。
●●年度の歯科医師臨床研修施設先を探しております、
●●大学６年(苗字　名前)と申します。

このたびは、打ち合わせの日程についてご面倒をお掛けしてしまい、申し訳ございません。
また、急な申し入れにもかかわらず、
快くお引き受けいただきまして、心から感謝申し上げます。
日程をご変更いただいた〇月〇日(〇曜日)〇時にて、
万全な状態で見学できるよう準備を進めて参ります。
メールにて失礼ではございますが、
日程ご変更のお詫びとお礼を申し上げます。

・・・・・・・・・・・・・・・・・
氏名
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
電話：000-0000-0000
メールアドレス：0000000@×××××.ne.jp
・・・・・・・・・・・・・・・・・

場面③　(面接や見学後の)お礼・感謝メール

【ポイントの解説】
・感謝は「早め」に伝える
感謝の一言が良好な関係を築きます。
感謝の気持ちはなるべく早く伝えることをおすすめします。


【以下例文】
―――

【件名】昨日の見学の御礼/●●大学６年　●●(氏名)

〇〇〇〇(大学/大学病院/病院)
採用担当
◇◇◇◇様

いつも大変お世話になっております。
●●年度の歯科医師臨床研修施設先を探しております、
●●大学６年(苗字　名前)と申します。

昨日(もしくは日付)はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
今回見学をしたことによって、
・(行く前は見学先についてどう思っていたか/見学の目的や動機)
　例：以前より〇〇様の名前を存じ上げ、募集要項に掲載されている写真を見ていましたが
・(行ってみて実際どう感じたか/見学の目的や動機の回答)
　例：実際に施設を見学させて頂けたことで、施設にある機材だけでなく、院長先生はじめスタッフ達にお心遣いで、より〇〇様の解像度があがりました
・（特にこれがよかった/なければ不要）。
　例：特に臨床研修医に向けて行われた実習指導は、現時点で自身の課題である実践不足という不安を解消できる方法ではないかと存じます。

（寒くなってきましたが/暑くなってきましたが/季節の変わり目ではございますが）皆様のご健勝を心よりお祈り致します。

・・・・・・・・・・・・・・・・・
氏名
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0(自宅住所)
電話：000-0000-0000
メールアドレス：0000000@×××××.ne.jp
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メールを送る場面とそのポイントのまとめ

【会員限定】文例集が１つになったエクセルデータをプレゼント！

今後多く発生する可能性がある場面に合わせたメールの例文をまとめたデータ（Excel）を会員限定でプレゼントします。

【想定する場面】
①初めて連絡する相手へのメール文章
②施設見学終了後のお礼・感謝のメール文章
③予定変更のメール文章
④日程調整等のお礼のメール文章
⑤資料請求のメール文章
⑥メール送信前のチェックリスト

【プレゼントの条件/方法】
プレゼントの条件は、JDCnaviに会員登録(無料)するだけです♪

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・宛先：jdcnavi@dentalsoft.jp
・件名：メール文例集プレゼント希望
・本文：氏名を必ず明記、
　　　　質問や感想があればぜひご記載ください！

以上を、練習の一つとしてメールにてご連絡ください♪
JDCnavi事務局よりメール文例を添付してご返信致します。

以上、いくつか例を挙げながら説明しましたが、いかがでしたでしょうか？

他にもメールの仕組みや要領が捉えられる記事をご紹介しておきます。合わせて参考にしてみてくださいね。

「【例文あり】歯科医師臨床研修施設への正しいメールの書き方5箇条」
→https://www.jdc-navi.com/blog/details.jsp?id=217

「やってはいけない！歯学部あるある間違いメールの正し方」
→https://www.jdc-navi.com/blog/details.jsp?id=383